ViveBOX
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES
1.1. DERECHO DE HABEAS DATA
1.2. OBJETO.
1.3. AMBITO DE APLICACIÓN.
1.4. ALCANCE.
1.5. DEFINICIONES.
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS RECTORES.
2.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD.
2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD.
2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD.
2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.
2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA.
2.7 PRINCIPIO DE SEGURIDAD.
2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.
2.9. PRINCIPIO DE NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD.
2.10. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD O CADUCIDAD.
2.11. INTERPRETACION INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES.
CAPÍTULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE
DATOS.
3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES.
3.2. AUTORIZACION.
3.3. IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS.
3.4. FINALIDAD.
3.5. VIGENCIA.
3.6. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION.
CAPÍTULO IV. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE.
4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO.
4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
CAPÍTULO V. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES.
5.1. CONSULTAS.
5.2. RECLAMOS.
5.3. QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
5.3. QUEJAS ANTES LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
5.5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
5.6. CONSIDERACIONES FINALES.
INTRODUCCIÓN
ViveBOX, es una compañía prestadora del
servicio de alquiler de casilleros en la ciudad de Miami. Así mismo, ofrece a
sus clientes el servicio de transporte y nacionalización de las mercancías y
documentos recibidos en el casillero, los cuales son remitidos con seguridad a
la dirección de correspondencia ubicada en Colombia, con el apoyo de empresas
especializadas en el manejo de mensajería y aduanas.
Para el desarrollo de su objeto social, AUROPAQ INC. –
CourierBox recaba la información personal necesaria para el cumplimiento de las
obligaciones propias del servicio contratado. Dicha información se solicita en el
formulario de registro ubicado en el portal web, el cual debe ser diligenciado por
el cliente cuando desea adquirir el servicio de casillero.
Adicionalmente y con el fin de comercializar su producto, AUROPAQ INC. –
CourierBox ha desarrollado alianzas con otras empresas, entre ellas entidades del sector
bancario,
cuyo objeto es permitir que el servicio de casilleros en el exterior sea ofrecido en las páginas
web de las compañías aliadas y de éste modo lograr que los clientes y visitantes de los
portales de los aliados conozcan el servicio prestado por la compañía y si desean obtenerlo,
podrán ser direccionados al formulario de registro estableciendo así un vínculo directo entre
el cliente y ViveBOX.
Ahora bien, ViveBOX cuenta con un eficiente equipo de
trabajadores que hacen posible la prestación del servicio y la adecuada gestión administrativa
de la empresa. Así las cosas, los datos personales consignados en la hoja de vida de los
empleados
son administrados por la compañía para los efectos propios de la relación laboral.
Y finalmente, para los servicios de mensajería en, Miami y las ciudades de
destino
ubicadas en Colombia, así como para los trámites de nacionalización de los envíos remitidos
desde
el
casillero, ViveBOX cuenta con el apoyo de proveedores que hacen posible que los
clientes
reciban satisfactoriamente sus productos y documentos. Entre los proveedores se encuentran
empresas
especializadas, así como personas naturales, cuya información personal es administrada por
AUROPAQ
INC.
– CourierBox con el fin de cumplir las obligaciones derivadas de la relación contractual.
Por lo anterior y como quiera que la compañía ViveBOX recaba,
administra, almacena y conserva información personal, ha desarrollado la presente Política de
Protección de Datos Personales encaminada a tratar adecuada y respetuosamente los datos
personales
que obtiene, y así cumplir a cabalidad la normatividad que regula la protección de datos
personales
en Colombia.
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. DERECHO DE HABEAS DATA
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a
conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia
C-748
de
2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar
el
Tratamiento, incluir nuevos datos o excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991
hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se
ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene
todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia,
y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como
función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de
riesgo financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información
tanto a las personas naturales como jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581
“General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data
desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente.
De tal manera, que cualquier Titular de datos personales tiene la facultad de controlar la
información que de sí mismo ha sido recolectado en cualquier base de datos o archivo,
administrado por entidades privadas o públicas. Cabe precisar que bajo esta Ley General,
la calidad de Titular de información la tienen únicamente las personas naturales.
Excepcionalmente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la
Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.
1.2. OBJETO.
La Política y los procedimientos previstos en este Manual buscan desarrollar de manera
suficiente el derecho constitucional de Hábeas Data que tienen todas las personas respecto
de las cuales ViveBOX haya recogido, administre o conserve información de
carácter personal.
1.3. AMBITO DE APLICACIÓN.
La Política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de
ViveBOX, quien actuará en calidad de Responsable del Tratamiento de dicha
información,
en los términos de la Ley 1581 de 2012.
Así mismo, la política será aplicable cuando el Tratamiento de los datos se
efectúe
en territorio colombiano. Así como, cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no
resida
en
Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación
colombiana.
1.4. ALCANCE.
Todos los funcionarios de ViveBOX quedan cubiertos bajo esta política. La compañía
adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación requeridas, para que las áreas que tienen
un
mayor nivel de interacción con la administración de datos personales, conozcan la nueva Ley y
las
disposiciones adoptadas por la empresa para asegurar su cumplimiento.
Así mismo, a los Aliados Comerciales, Proveedores y Contratistas de AUROPAQ INC.
–
CourierBox que tengan acceso a los datos personales de Titulares que los hayan suministrado a
AUROPAQ
INC.
– CourierBox, se les exigirá el cumplimiento de la Ley y de esta Política.
1.5. DEFINICIONES.
Con el fin de que los destinatarios de esta política tengan claridad sobre los términos
utilizados
a
lo largo de la misma, a continuación, se incluyen las definiciones que trae la Ley General, así
como
las referidas a la clasificación de los datos de acuerdo con la Ley Especial.
• Autorización: Consentimiento, previo, expreso e informado del Titular para
llevar
a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, tanto
por
entidades públicas como privadas.
Incluye aquellos depósitos de datos que constan en documentos y que tienen la calidad de
archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales
determinadas o determinables.
• Clasificación de los datos bajo la Ley Especial: Privados, semiprivados y públicos.
El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es
relevante para el Titular.
El dato semiprivado es aquel que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación
puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en
general,
como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere la
Ley
Especial.
El dato público es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de
la
Constitución Política y
todos aquellos que no sean semiprivados o privados de conformidad con la Ley Especial. La Ley
Especial incluyó como ejemplo
de este tipo de datos los relativos al estado civil de las personas, los que consten en
documentos
públicos y en sentencias
ejecutoriadas.
• Clasificación de los datos bajo la Ley General: públicos, semiprivados,
privados y
sensibles.
La definición de dato privado y semiprivado es idéntica a la que trae la Ley Especial.
Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su
discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de
derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los
datos biométricos.
El dato público en ambas leyes ha sido definido de manera residual, como aquel
que
no es semiprivado, privado o sensible.
Por su parte, la Ley General en su decreto reglamentario, adicionó a los ejemplos ya mencionados
por la Ley Especial, los referidos a la profesión u oficio,
a la calidad de comerciante o de servidor público, y aquellos que puedan obtenerse sin reserva
alguna. Así mismo, señaló que estos datos por su naturaleza pueden estar contenidos
en registros públicos, gacetas y boletines oficiales, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la
recolección, almacenamiento, uso o circulación.
CAPÍTULO II
PRINCIPIOS
Es un compromiso de AUROPAQ INC. –
CourierBox el entender y desarrollar de manera armónica los principios establecidos en la Ley
General.
A continuación, se relacionan los principios contenidos en la Ley General y en el Decreto
Reglamentario:
2.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS
El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD
El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley,
la
cual debe ser informada al Titular;
2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD
El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular.
Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error;
2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del
Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información
acerca de la existencia de datos que le conciernan;
2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales,
de
las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo
podrá
hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente
ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u
otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable
para
brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la
presente ley;
2.7.PRINCIPIO DE SEGURIDAD
La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del
Tratamiento
a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la
naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive
después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de
las
actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma;
2.9. NECESIDAD Y PROPORCIONALIDAD
Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios
para
el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben
ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron
recolectados;
2.10. TEMPORALIDAD O CADUCIDAD
El período de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad
para la cual se han recolectado;
2.11. INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES
La Ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos
constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el
derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se
interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en
el
artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.
ViveBOX, en desarrollo del principio de legalidad, velará porque los datos sean
adquiridos, tratados y administrados de manera lícita. Esto es, que en desarrollo de su objeto
social, consistente en la prestación del servicio de alquiler de casilleros en el exterior y
remisión de las mercancías y documentos allí recibidos con destino a la dirección del cliente
ubicada en Colombia, recabará los datos que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de
dicha actividad.
Así mismo, actuando en su calidad de Responsable de los datos personales que recaba, informará a
los Titulares de manera clara, suficiente y previa acerca de la o las finalidades de la
información
a ser suministrada. En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el
Titular de manera razonable no lo espere, le informará a éste de manera previa, con el fin de
obtener de su consentimiento para ésta nueva finalidad.
En desarrollo del principio de razonabilidad y proporcionalidad, recaudará los datos que sean
estrictamente necesarios para llevar a cabo las finalidades perseguidas y los conservará por el
tiempo necesario para cumplir con la finalidad con que se han registrado.
Igualmente, respetará la libertad que tiene el Titular para autorizar o no el uso de sus datos
personales, y en consecuencia, los mecanismos que utilicen para obtener el consentimiento le
permitirán al Titular manifestar de manera inequívoca que otorga tal autorización.
Informará al Titular acerca del Tratamiento que le dará a sus datos, de tal manera que para éste
sea claro que si su voluntad es contratar el servicio ofrecido, deberá aportar la información
que
se solicita en el formulario de registro.
CAPÍTULO III
DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
3.1. DERECHOS DE LOS TITULARES.
a. Dirigirse a ViveBOX, a través de los canales establecidos por ésta, los cuales se
indican en el Aviso de Privacidad, que se adjunta como anexo del presente Manual, con el fin de
conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ViveBOX salvo cuando, de acuerdo
con la Ley, el Tratamiento que se está realizando no lo requiera;
c. Ser informado por ViveBOX, previa solicitud efectuada a través de los canales
dispuestos por éstas, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley
General y sus decretos reglamentarios; para lo cual deberá haberse surtido de manera previa el
trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
e. Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por la Compañía, a sus datos
personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ViveBOX a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1 de este Manual), informará
acerca de los canales y procedimientos previstos para que el Titular pueda ejercer sus derechos de
manera efectiva.
3.2. AUTORIZACION
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para efectuar el Tratamiento de datos
personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida
por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En el evento en que ViveBOX se encuentre frente a alguna de estas situaciones, lo
dejará claramente revelado y en todo caso cumplirá con las demás disposiciones contenidas en la
Ley.
3.2. AUTORIZACION
ViveBOX ha identificado las siguientes bases de datos:
• De Clientes Actuales.
• De Clientes antiguos sin relación comercial vigente.
• De Proveedores persona natural.
• De Candidatos a proveedores personal natural.
• De Ex proveedores persona natural.
• De Empleados.
• De candidatos a empleados.
• De Ex empleados.
3.4. FINALIDAD.
Se han identificado las finalidades del Tratamiento de cada una de las bases de datos mencionadas,
y en particular:
• De Clientes Actuales.
La información de los clientes es obtenida a través del formulario de registro que se presenta en
el Portal Web de ViveBOX el cual puede ser accedido directamente por el Titular o a
través del link dispuesto en las páginas web de los aliados. Si bien en la página de los aliados se
hace referencia al servicio de casilleros en el exterior y envío de la mercancía y documentos, los
usuarios que deseen obtener el servicio son remitidos al formulario de ingreso el cual está ubicado
directamente en el servidor de la compañía.
El sitio web de ViveBOX es operado directamente por AUROPAQ. Los datos personales
que allí se alojen son recibidos por ViveBOX en calidad de Responsable para los
fines pertinentes.
El Tratamiento de la información contenida en bases de datos de clientes actuales tiene como
finalidad la debida prestación del servicio contratado con ViveBOX.
Los datos de contacto de los clientes también podrán ser utilizados para comunicar información
propia del desarrollo de la relación contractual, por ejemplo, informar acerca del estado de pagos
y advertir sobre irregularidades o restricciones de la mercancía recibida en el casillero, entre
otras.
• De Clientes antiguos sin relación comercial vigente.
La información de clientes cuyo contrato no se encuentra vigente, será conservada por un periodo de
cinco (5) años contabilizados desde la terminación del vínculo. Lo anterior, con el fin de
conservar la información relativa al cumplimiento de las obligaciones generadas en el contrato para
los efectos legales pertinentes.
Así mismo, los datos de contacto de los ex clientes podrán ser utilizados para informarles acerca
de nuevos servicios desarrollados por la compañía que puedan resultar de su interés y de este modo
incentivar la creación de un nuevo vínculo contractual.
• De Proveedores persona natural.
Los datos de los proveedores se utilizan para los fines propios de la relación contractual
establecida con éstos y para el consecuente cumplimiento de las obligaciones que se generan a
partir de dicha relación.
Por lo anterior, dichos datos son administrados por las áreas administrativa y contable de la
Compañía, a través del software contable denominado SAP. Así mismo, la información personal de
proveedores que sean personas naturales y que reposa en soportes físicos es almacenada bajo llave,
en el área administrativa.
• De candidatos a proveedores persona natural.
Los datos de proveedores persona natural que sean obtenidos en los procesos de selección de
proveedores permiten conocer la idoneidad y la experiencia del proveedor en la prestación del
servicio requerido, lo cual le permite a ViveBOX tomar una decisión informada acerca
del proveedor elegido.
Una vez finaliza el proceso de selección, el proveedor seleccionado adquiere la calidad de
proveedor actual y el Tratamiento de sus datos se realizará de conformidad con la finalidad
expuesta en el acápite anterior.
Ahora bien, los datos de los candidatos a proveedores que no fueron seleccionados son conservados
por el término de tres (3) años con el fin de poder contactarlo en el evento en que su perfil se
enmarque dentro de las necesidades actuales de la Compañía o para una nueva convocatoria.
• De Ex proveedores persona natural.
La información personal de los proveedores persona natural, cuyo vínculo con ViveBOX
ya ha finalizado, será conservada por diez (10) años contabilizados desde la terminación del
contrato. Esta información se conserva a manera de registro del cumplimiento de las obligaciones
contraídas, para todos los efectos legales que se requieran, así como para tener los soportes
necesarios que permitan emitir las referencias que sobre los proveedores se soliciten a la
Compañía.
• De Empleados.
El Tratamiento de la base de datos de empleados tiene como finalidad exclusiva el adecuado
desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las obligaciones que de la misma se
derivan.
Para ello, los datos personales de empleados son administrados por el área administrativa y
contable a través del sistema contable denominado SAP. Así mismo, la información personal los
trabajadores que reposa en soportes físicos es almacenada bajo llave, en el área
administrativa.
• De candidatos a empleados.
La base de datos de candidatos en proceso de selección recoge la información proveniente de las
hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de
selección. A partir de dicha información, ViveBOX busca identificar los candidatos
más idóneos para ser vinculados.
Una vez el proceso de selección finalice, la información de los candidatos que no fueron vinculados
será conservada por tres (3) años con el fin de poder contactarlos en el evento en que su perfil se
adecúe a una nueva vacante.
• De Ex empleados.
La información de los Titulares cuya vinculación laboral con ViveBOX haya
finalizado, será conservada, si no existe un término legal de conservación superior establecido,
esta información será conservada por un término de diez (10) años, con el fin de atender las
inquietudes que se puedan generar a partir de la relación contractual que existió y las
obligaciones que se cumplieron en virtud de tal contrato laboral. El registro de dicha información
permite tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular, su información durante el
término establecido en la ley laboral.
3.5. VIGENCIA.
Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad; de caducidad y
temporalidad y con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de
documentos.
3.6. CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS TITULARES.
ViveBOX establece como canales de comunicación con los Titulares el correo
electrónico servicioalcliente@auropaq.com; y la línea telefónica xxxxxx
CAPITULO IV
DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
4.1. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones actúan AUROPAQ INC. –
CourierBox en calidad de RESPONSABLE, a continuación se define este término: RESPONSABLE: La Ley
General lo define como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Ahora bien, de conformidad con la Sentencia C-748 de 2011, es “el que define los fines y medios
esenciales para el tratamiento del dato, incluidos quienes fungen como fuente y Usuario”. Pudiendo
poner los datos en circulación o utilizarlos de cierta manera.
Una vez descrito el término Responsable de la Información, a continuación, se exponen las medidas
que adoptará ViveBOX en cumplimiento de los deberes que asume en tal calidad:
• La compañía solicitará consentimiento informado a los Titulares de la información para la
recolección y tratamiento de sus datos. Para ello, informará acerca de la finalidad de la
recolección tanto en el formato que se utilice para obtener la autorización, como en el Aviso de
Privacidad, permitiendo que el Titular tenga pleno conocimiento sobre el Tratamiento que se le dará
a sus datos.
Las autorizaciones emitidas por los Titulares serán conservadas de manera que se garantice su
consulta posterior.
• ViveBOX respetará y velará por el pleno ejercicio del derecho de habeas data de
los Titulares. Para tal fin, indicará en el Aviso de Privacidad, disponible para su consulta en
página web http://www.auropaq.com.co, los derechos que le asisten a los Titulares de la
información.
• El área de Servicio al Cliente de la Compañía tramitará las consultas y reclamos relacionadas con
el Tratamiento de Datos Personales, elevadas por los Titulares a través de los canales de atención
establecidos en el Num. 3.6 de este Manual. No obstante, en el evento en que la consulta o reclamo
lo amerite, el Área de Servicio al Cliente podrá remitirlo al Área de Gerencia Administrativa, a
fin de que el reclamo o la consulta en cuestión sea atendida por ésta última área.
En todo caso el trámite de consultas y reclamos se realizará de conformidad con lo establecido en
el Título V de la Ley General de Protección de Datos Personales.
• Las instrucciones y requerimientos formulados por la Superintendencia de Industria y Comercio en
materia de protección de datos personales serán recibidos y gestionados por el área de Gerencia
Administrativa, encargada del seguimiento de la adopción y cumplimiento de estas políticas.
• En lo concerniente al deber de seguridad sobre la Información, conviene señalar que la
información administrada por ViveBOX cuenta con las medidas de seguridad y
confidencialidad, tanto físicas como electrónicas, que requiere el tipo de datos que administra. Lo
anterior con la finalidad de impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de la
información.
En el evento en el que se presenten incidentes de seguridad que puedan poner en riesgo la
información de los Titulares, se tendrá que informar a la Superintendencia de Industria y Comercio,
con base en los procesos de seguridad y manejo de incidentes desarrollados internamente por la
Compañía, los cuales se encuentran debidamente documentados.
• En relación con la información que ViveBOX da a conocer a los proveedores de los
servicios de mensajería y manejo de aduanas, quienes actúan en calidad de Encargados de la
información, la Compañía garantizará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y
comprensible. Así mismo, se le hará saber al Encargado cuando la información suministrada se
encuentre en trámite de reclamo o sea objeto de discusión judicial.
Conviene anotar que la colaboración efectiva de los Titulares respecto de la actualización de su
información será fundamental para el cumplimiento óptimo del deber de informar al Encargado acerca
de todas las novedades respecto de los datos que le hayan sido suministrados.
• Adicionalmente, los contratos que se celebren con los Encargados del Tratamiento incorporarán
previsiones tendientes a procurar el uso actualizado y adecuado de la información.
4.2. DEBERES EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
Con el fin de facilitar el entendimiento respecto de en qué situaciones ViveBOX
podría actuar en calidad de Encargado del Tratamiento, a continuación se define este término:
ENCARGADO: La ley señala que es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable
del tratamiento.
En atención a que la mayoría de las obligaciones establecidas en la calidad de Encargado coinciden
con las señaladas en la calidad de Responsable, solamente se hará referencia expresa en este
numeral a los deberes adicionales que asumiría ViveBOX en calidad de Encargado y que
no quedaron listadas en el Numeral 4.1. de éste Instructivo:
• Habilitar canales eficientes que permitan que las actualizaciones de la información realizadas
por el Responsable se reciban y tramiten en el término de cinco (5) días hábiles previsto en la
Ley. Estos estarán referidos a un correo electrónico y al contacto telefónico generado desde el
Área competente.
• Cuando exista información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido
ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberán impartir las instrucciones
correspondientes por parte de la Gerencia Administrativa con el fin de que ésta no sea
circulada.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por la Ley para ello.
Para estos efectos se establecerán de manera clara los requisitos que deben cumplir las Autoridades
Judiciales y Administrativas que soliciten este tipo de información, los cuales estarán referidos a
la identificación clara de las funciones, en virtud de las cuales se efectúa el requerimiento y el
número asignado a la investigación que se adelanta; así como los que deben cumplir los Titulares,
apoderados o causahabientes, en particular la manera de acreditar su calidad y los soportes que se
requieran.
4.3. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
ViveBOX cuenta con medidas de seguridad de la información suficientes.
Entre las medidas que la Compañía ha adoptado para efectos de garantizar la seguridad y
confidencialidad de la información, se encuentran aquellas que permiten cumplir con las exigencias
establecidas a los aliados comerciales por parte de la Superintendencia Financiera contenidas en
las Circulares 052 de 2007 y 042 de 2012, entre otras el uso de perfiles y contraseñas de acceso
por parte de los funcionarios, las cuales tienen un término de expiración y se conserva el
historial de las mismas. Así como también, sistemas de bloqueo de acceso a la información en los
casos de ingreso erróneo de la contraseña de seguridad.
Por otra parte, se ha establecido que en los contratos celebrados con los Encargados se incluyan
cláusulas que señalen de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de
la información del Titular.
CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE
LOS TITULARES.
5.1. CONSULTAS.
En desarrollo del artículo 14 de la Ley General denominado “Consultas”, ViveBOX ha
habilitado el canal telefónico y el de recepción de comunicaciones escritas para atender las
consultas presentadas por sus Titulares o causahabientes.
Los Titulares deberán acreditar su identidad allegando fotocopia escaneada de su documento de
identidad cuando se trate de solicitudes remitidas al correo electrónico
servicioalcliente@auropaq.com; y cuando se trate de consultas presentadas a través de la línea
telefónica xxxxxxxx, el Titular deberá responder algunas preguntas que permitan validar su
identidad.
Por su parte, los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura
donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.
Una vez la Compañía reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales atrás
señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al
número de documento de identidad aportado, si encontraré alguna diferencia entre estos dos datos lo
informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el
solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular encuentra que hay conformidad en los
mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que ViveBOX considere que requiere de un tiempo mayor para dar
respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que
no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
5.2. RECLAMOS.
Atendiendo a lo previsto en el Art.15 de la Ley General, denominado “Reclamos”, en el evento en que
el Titular presente un reclamo, con el fin de que la información recogida en la base de datos sea
corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta incumplimiento de esta Ley, AUROPAQ INC. –
CourierBox validará que el reclamo esté acompañado del documento que identifique al Titular, la
descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir
notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica, y adjuntando los documentos que pretenda
hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no subsana las
fallas presentadas e informadas por ViveBOX, dentro de los dos (2) meses siguientes,
se entenderá que aquel ha desistido del reclamo.
Una vez se reciba el reclamo completo se debe incluir en la base de datos correspondiente la
leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, esto debe ocurrir en un término máximo de dos
(2) días hábiles. Igual procedimiento se seguirá para insertar la leyenda de “Información en
Discusión Judicial”
El reclamo debe ser atendido en un término máximo de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en
este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se
atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
El Área de Servicio al Cliente será la responsable de atender los reclamos de manera oportuna y
completa. No obstante, en los casos en que el reclamo lo amerite, será remitido internamente a la
Gerencia para emitir la respuesta.
5.3. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o
reclamo expuesto, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a
formular una queja.
5.4. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El Área de Gerencia Administrativa será la encargada de velar por el cumplimiento de las
disposiciones relacionadas con la protección de datos personales y garantizará que todos los
aspectos señalados queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan a
cabalidad.
5.5. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
Esta Política de Tratamiento de la información se publicó en la página web el día________ .El
personal de ViveBOX especialmente expuesto al Tratamiento de datos personales fue
informado de estas disposiciones de manera previa a su publicación.
5.6 CONSIDERACIONES FINALES:
Estas políticas fueron concebidas con el fin de cumplir con las normas expedidas en Colombia sobre
Protección de Datos Personales, y de contribuir a la generación de una cultura que garantice el uso
adecuado y razonable de dicha información. El Manual estará a disposición de los Titulares en la
página web http://www.auropaq.com.
